Notas sobre videoconferências.

O PALESTRANTE

• Prepare seu material, de preferência uma apresentação em PowerPoint ou similar. Alternativamente você pode usar recursos já preparados em sites na internet.
• Consulte a companhia de energia sobre eventuais interrupções de fornecimento de eletricidade.
• Dê uma “cutucada” eventual em cada participante, fazendo perguntas e propondo comentários.
• Não recomende que os participantes visitem outros sites durante a palestra. É contraproducente.
• Lembre a todos que podem participar na conferência via ligação para número telefônico. Isso está no convite da conferência.
• Faça um teste de reunião com o seu secretário, verificando também como está o compartilhamento de conteúdo.
• Normalmente, a sua plataforma de videoconferência permite a gravação. Verifique se todos estão de acordo com isso, antes de começar a gravar. Não se esqueça de que, geralmente, as gravações ficam disponíveis 24 horas depois. O Google Meet, por exemplo, coloca a gravação em seu Google drive. Assim, é importante que você tenha bastantes espaço, já que os arquivos de videoconferência em MP4 são grandes.
• Seja pontual e cobre pontualidade. Use o grupo de WhatsApp ou similar para animar os participantes.
• Elabore a lista de chamada de modo transparente.
• Lembre-se de que, nos intervalos – principalmente de almoço – o servidor tende a desligar a conferência. Então o organizador precisa entrar de novo e refazer as autorizações anteriores dos participantes.
• Ao sair da conferência temporariamente, certifique-se de ter desligado a gravação e de ter atribuído poderes de coorganizador ao secretário.
• Quando um coorganizador sai do Meet, ele perde os poderes ao voltar !

O SECRETÁRIO / ANIMADOR / COORDENADOR

É bastante útil que o palestrante tenha um secretário em sua videoconferência, com poderes de administrador (coorganizador). Esse secretário atua nas seguintes tarefas:

• Anotação e distribuição eletrônica da lista de chamada.
• Contato com os alunos ou demais inscritos através do grupo de Whatsapp ou Telegram.
• Coleta de perguntas e respostas na sala do chat da videoconferência. Lembre-se que, durante o compartilhamento de tela, o expositor principal não vê as mensagens.
• Cancelamento do microfone de cada participante em caso de perturbações.
• Eventual expulsão de participantes piratas.
• Dar uma animada em momentos de silêncio, quando o palestrante está ocupado.
• O(a) secretário(a) / coordenador(a) que recebe vários palestrantes deverá colocar cada um deles como administrador.
• É importante que o secretário e o palestrante use um computador e um celular, simultaneamente.
• Manda avisos sobre a conferência com as seguintes antecedências sugeridas: 30 minutos, 1 dia, 3 dias.
• Quando for o caso, promove as iniciativas auxiliares para venda de produtos e serviços e encaminha os participantes para a Central de Atendimento.
• Termina ou pausa a gravação, quando adequado.

DICAS PARA O PARTICIPANTE EM GERAL

• Não fique de costas para janelas ou outras fontes de luz, pois isso irá “esconder” sua face para os outros participantes.
• Em lugares quentes, muitos usam ventiladores. Eles são inimigos dos microfones. Se você vai falar no microfone, desligue o ventilador antes de abrir o MIC.
• Use fundo esfumaçado para que não se veja o seu ambiente, ou escolha um fundo adequado.
• Isole-se para participar da conferência. Não permita que pessoas passem pelo campo de visão da sua câmera.
• Siga as regras da Netiqueta.
• Se estiver usando celular, use fones de ouvido. Evita a retroalimentação.
• Carregue seu telefone 100 % antes da palestra.
• Não participe com rádio, televisões ou aparelhos de som em operação. O software tenta “prestar atenção” neles.
• Identifique-se corretamente ainda no início da conferência, digitando seu dados que importam. No mínimo Nome e sobrenome + local de origem (por exemplo o bairro ou a organização).
• Se receber telefonema, visita, ou chamado de parente ou colaborador, interrompa o som do seu microfone imediatamente e despache a pessoa, avisando que está em reunião.

DICAS PARA O PALESTRANTE, DEPOIS DA CONFERÊNCIA

• Se for passar tarefas para depois do evento, como provas exercícios etc, tenha a garantia de um sistema qualquer de controle de stress do aluno ou participante. Às vezes passamos tarefas que acumulam com outras de outros profissionais envolvidos. É preciso que um sistema de controle de stress diga como estão os participantes em termos de tarefas, problemas pessoais, problemas na comunidade (exemplo: falta de energia ou água). Esse é um ramo promissor da pedagogia integrada à psicologia e à informática.